Зарубежный опыт

В Европе и США в настоящее время принят ряд стандартов и, опираясь на зарубежный опыт, можно предположить, на что будут ориентированы отечественные стандарты. Ниже представлены зарубежные разработки по созданию нормативного документа, регламентирующего требования к системам электронного документооборота.

Первой удачной попыткой использования функциональных требований как инструмента, позволяющего оценивать качество систем электронного документооборота, стало принятие Министерством обороны США в 1997 году стандарта DoD 5015.2-STD «Стандарт требований к разработке программных приложений для управления электронными документами». Через 5 лет была подготовлена вторая версия стандарта, опубликованная в июне 2002 года и действующая по настоящее время [20]. Стандарт устанавливает базовые функциональные требования к системам, а также минимальные требования по делопроизводству и документообороту, основанные на рекомендациях Национальной архивной службы США. Все требования разделены на две группы – обязательные и необязательные (желательные).

Основные требования состоят в следующем:

  • управление документами независимо от носителей документов;
  • поддержка возможности работать со стандартными типами данных;
  • обеспечение доступа к информации, созданной в прежних версиях.

Главное нововведение второй версии – четвертая глава, содержащая требования к управлению конфиденциальными и секретными документами. В требованиях появилась «модульность» — допускается сертифицировать программные продукты как с учетом требований четвертой главы, так и без них (если не предполагается использовать программу для работы с секретными документами).

 С момента публикации стандарта DoD 5015.2 все подразделения Министерства обороны США должны были закупать только те программные продукты, которые прошли соответствующую сертификацию. Более того, все уже имеющиеся системы электронного документооборота должны были быть модернизированы, чтобы соответствовать требованиям стандарта [21].

Успешное применение и распространение стандарта DoD 5012.2 привело к началу разработок в европейских странах, а именно в Великобритании (стандарт PRO/TNA, 1999 г.) и, несколько позднее, правительством Евросоюза (стандарт MoReq, 2001 г.). Ряд европейских стран разработали собственные требования, отражающие специфику применяемых у них систем документооборота.

Европейский стандарт MoReq оказался более универсальным, так как при его разработке учитывался как американский, так и европейский опыт. Стандарт устанавливает, каким функциональным требованиям должна соответствовать автоматизированная система, чтобы поддержать любые регламенты работы с документами. Рассмотрим более подробно спецификацию MoReq, так как, по мнению специалистов, именно она станет основой для российских разработок.

Спецификация MoReq описывает типовые функциональные требования к управлению электронными документами при помощи автоматизированных систем электронного документооборота. Документ объемом в 134 страницы содержит около 400 требований и разделен на 12 модулей. Часть модулей образует обязательное «ядро», а остальные являются условно-обязательными — используются только тогда, когда систему электронного документооборота предполагается использовать для решения определенных специфических задач.