Семинар Развитие и современное состояние систем электронного управления документами

ПРОТОКОЛ

семинара на тему «Развитие и современное состояние систем электронного управления документами

в рамках международного гранта на тему No.5804-UZ «Совместная разработка инновационного интерактивного электронного нормативного формата технической документации устройств железнодорожной автоматики и телемеханики ТашИИТ и Управлением сигнализации и связи»

Семинар прошел в Ташкентском Государственном техническом университете 25 сентября 2019 г.

Присутствовали: профессоры, доценты и преподаватели кафедры факультета «Автоматика и энергетика», студенты и приглашенные, всего 43 человек.

Выступил: доцент кафедры «Автоматика и телемеханика на железнодорожном транспорте» Баратов Д.Х.

Управление доступом и распространение большого объема документов и их контроль осуществляется системой (ЭУД). Основным назначением ЭУД являются создание, управление, преобразование и безопасность документооборота. Это система имеет преимущества: оперативность обмена документами, обработка информации, снижения издержек, гарантия конфиденциальность, защита от подлога. Конфиденциальность обеспечивается шифрованием электронных документов. Зашита от подлогов осуществляется с помощью электронной цифровой подписью, которая устанавливает авторство документа.

Баратов Дилшод Хамидуллаевич
Баратов Дилшод Хамидуллаевич

В законе Республики Узбекистан от 11.12.2003 г № 562-11 «Об электронной цифровой подписи» разработаны положения и термины по документообороту или делопроизводству. В нем указаны системы, по которым осуществляется товаро и документооборот. Таким системам относиться: система ЭУД, рассчитанная на бизнес-процессы; корпоративные «Enterprise-centric EDM». Кроме этого определены системы управления контентом, информацией, образцами, потоками работ. Все эти компании используют реляционные базы данных для документооборота или хранением информацией по собственному усмотрению.

Согласно правил и стандартов Республики Узбекистан используют регистрационное-контрольные формы делопроизводства.

Контроль информационных технологий обеспечивает система документооборота. ЭУД регистрирует действия и события и поддерживает процессы обработки документов.

Надеемся, что принятые зарубежом стандарты будут внедрены и на отечественной. Оценка качества использования функцианальных требований положено в стандартах DoD 5015.2-STD (США). Программные положения позволяют определиться с базовыми возможностями делопроизводства и документооборотом. Эти возможности были разделены на категории, обязательные и не обязательные.

Управление документами должно отвечать возможностям носителей и работы с другими документами и стандартами и обеспечивать к ним доступ.

Весь документооборот должен соответствовать требованиям стандарта.    

Стандарт DoD 5012.2 привел к разработки в Великобритании PRO/TNA, 1999 г. и в Евросоюзе MoReq, 2001 г. Более универсальным являться стандарт MoReq, который базируется на европейском, и американском. Он поддерживает автоматизированную систему работы с документами. Объем спецификации стандарта Евросоюза состоит из 134 страниц и включает 400 требований, которые разделены на 12 модулей. Для использования этого стандарта для решения определенных задач часть модулей этого стандарта образует обязательное ядро, а часть условно обязательное. Стандарт разделен на тематические модули: схему классификации, управления доступом и безопасности, порядок хранения документов, регистрация документов, идентификация информационных объектов, поиск, извлечения и представления, административные функции, другие функции, нефункциональные требования.

Модуль схемы классификации связывает электронные документы с другими различными документами этого уровня.

Модуль доступа и безопасность обладает требованием к управления доступа документам, содержит системный журнал, который отражает действия над документами, а также обладает защитой их грифом доступа.

Модуль хранения документов определяет требования к порядку хранения их, экспертизы ценности, экспорту и уничтожению. Модуль регистрации определяет класс документов и классифицирует их для сохранения в системе. Требования уникальности определяется модулем идентификации.

Управления системными параметрами, копированием и восстановлением, мониторинг ошибок определяет модуль административных функций. Модуль нефункциональных требований определяет простоту использования системы, производительности и масштабируемости.  Модуль управления и использования документов внутри и вне области их создания определяется метаданными.

Выступил: проф.Арипов Н.М..

Электронный документооборот начал формироваться около 30 лет назад. Первые системы появились в середине 90-х годов, но не нашли в то время широкого применения. Активно рынок начал развиваться лишь с 1999 года и на сегодняшний день насчитывает более 100 компаний производителей.

Основными этапами развития электронного документооборота является появления новых компаний, как например Oracle, Microsoft.

Приложения систем документооборота происходит через API, так и через Web-сервисы на основе связи через XML-сообщения. Генерацию выходных документов осуществляется системой управления output management systems – OMS. С интернет приложениями осуществляется совместная работа отраслевых стандартов и документооборота.

Системы электронного документооборота по области применения делятся на системы общего назначения и специализированные системы.

Соответственно, системы общего назначения применимы в различных областях и не зависят от специфики той или иной отрасли. Специализированные системы разрабатываются целенаправленно для управления документооборотом конкретного профиля (например, документооборотом железнодорожной автоматики).

Автоматизированный процесс контроля за документооборотом включает: электронные архивы, системы маршрутизации, гибридные системы, корпоративные системы. Электронные архивы позволяют хранить и осуществлять поиск информаций.

Система маршрутизации обеспечивает движение документов по разным маршрутам и участвует в организации определенных работ. Гибридные системы поддерживают организацию управления и накопления, а также осуществляет процедуры движения документов и контролирует их исполнения. Корпоративные системы обеспечивает совместную работу людей на разных территориях, сохраняя при этом результаты работы и публикацию документов в Intranet и организация конференций.

Все типы документооборота могут быть использованы совместно с определенной направленностью. Всё делопроизводство можно классифицировать по типу объекта управления, по конфигурации, по принципу хранения, по маршрутизации.

Тип управления включает в себя управления информацией, изображениями, потоками. Управления информацией обеспечивает её доставки посредством WEB-навигатора к приложению электронной коммерции.

Управления изображениями позволяет переложить бумажную информацию в электронную, с подошью сканирования. Если система управления потоками позволяет руководить движением электронной информации для корпоративных структур и других бизнес центров.

По конфигурации системы разделяют на конструкторские и готовые прикладные.

Конструкторские системы позволяют создавать свои формы хранения документов и отчетов, справочников, формы их обработки. Это система в начале проектируется и только потом проектируется, и только потом эксплуатируется. Проектирования конструкторских систем требует привлечения большого количество программистов. В отличии от этой системы прикладные имеют встроенные функциональные возможности и сразу могут эксплуатироваться, так как они имеют настройки расширения функциональных возможностей.

Некоторые системы не поддерживают структурное хранения. В этом случаи используется раздельное хранения атрибутов и система управления базами данных(СУБД). При этом хранения документов осуществляется в файлах сервера (MS Windows NT, UNIX и др.). Атрибуты документов хранятся в базе данных или в файлах. Выбор способа хранения осуществляется пользователем.

Маршрутизация осуществляется двумя системами жесткой и свободной. Если документы требуют регламентации, а пользователь не имеет право их исправлять, то используется жесткая система. Если пользователь может изменять движения документов и его исправлять то пользуется свободной маршрутизацией.

Системы электронного документооборота должны обеспечивать организацию доступа. Вид доступа имеет свои особенности, который должен обеспечивать полный контроль и в то же время иметь право редактировать его, создавать свои версии, не уничтожая его читать, иметь право доступа карточки документа на не к его содержанию; в тоже время устанавливать запрет на право доступа к документу.

Рассмотренные системы в основном направлены на поддержку делопроизводства. Особенность систем электронного документооборота характеризуются использованными в них программными средствами.

После завершении выступлении участники семинара задали интересующиеся вопросы, на которые докладчики ответили.

Leave a Reply

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *